مکاتبات بازرگانی به تبادل نامه‌ها، ایمیل‌ها، فکس‌ها و سایر ارتباطات رسمی و نیمه‌رسمی بین شرکت‌ها، سازمان‌ها، واحدهای صنعتی و تجاری در حوزه‌های مختلف اقتصادی اشاره دارد. این نوع ارتباطات به منظور انجام معاملات تجاری، انتقال اطلاعات، جلب توجه به تبلیغات، حل اختلافات و گفت‌وگوهای قراردادی برگزار می‌شود. در واقع، مکاتبات بازرگانی از یک سو پایه‌ریزی کسب و کار را تشکیل می‌دهد و از سوی دیگر ارتباط میان اعضای بازار است.
انواع مکاتبات بازرگانی
مکاتبات تجاری به صورت عمومی شامل ارتباطات رسمی و نیمه‌رسمی بین افراد، شرکت‌ها، سازمان‌ها و واحدهای تجاری می‌شود. این ارتباطات می‌توانند به شکل‌های مختلفی صورت گیرند، از جمله:
۱.نامه‌های رسمی : این شامل نامه‌های تجاری است که به صورت رسمی بین شرکت‌ها، سازمان‌ها و موسسات تجاری صورت می‌گیرد. این نامه‌ها می‌توانند شامل سفارشات، پیشنهادات، پاسخ‌ها به استعلامات، اطلاع‌رسانی درباره شرایط تجاری و قراردادها، و انواع دیگر اطلاعات تجاری باشند. مکاتبه بازرگانی از طریق نامه‌های رسمی به صورت حرفه‌ای و منظم صورت می‌گیرد. در زیر به برخی موارد کلیدی در نحوه نوشتن نامه‌های بازرگانی رسمی اشاره می‌کنیم:
تاریخ و مکان : نامه بازرگانی با تاریخ نوشته می‌شود و در ابتدای آن شهر و تاریخ ارسال آن نیز ذکر می‌شود.
گیرنده : نام و اطلاعات تماس کامل گیرنده نامه، از جمله نام شرکت یا سازمان، نشانی، شماره تلفن و ایمیل باید در بالای نامه ذکر شود.
موضوع : در این بخش، موضوع یا عنوان اصلی نامه را به طور واضح و کوتاه ذکر کنید. این بخش باید توجیه کننده و مفصل باشد.
بدنه نامه : بدنه نامه شامل متن اصلی است که شما می‌خواهید به گیرنده ارسال کنید. این بخش باید به صورت واضح، دقیق و مرتب باشد و می‌تواند شامل توضیحات، پیشنهادات، درخواست‌ها، توافقات یا هر نوع اطلاعات تجاری دیگری باشد.
پایان نامه : در پایان نامه، امضای شخص یا افرادی که نامه را تایید می‌کنند قرار می‌گیرد. این بخش شامل نام و سمت فرد امضا کننده، تاریخ و محل امضا می‌باشد.
ضمائم : در صورت نیاز، نامه می‌تواند حاوی ضمائمی باشد که اسناد یا اطلاعات تکمیلی را به گیرنده ارائه می‌دهد.
قالب و فرمت : استفاده از قالبی رسمی و حرفه‌ای برای نامه بازرگانی مهم است. قالب باید شامل لوگو و نشانی شرکت، اطلاعات تماس و اطلاعات شخصی‌سازی دیگر باشد.
زبان استفاده شده : از زبان رسمی، حرفه‌ای و ادبیات مناسب استفاده کنید. جلوگیری از استفاده از اصطلاحات غیراخلاقی و زبان غیرحرفه‌ای در نامه مهم است.
این روش‌ها و موارد کلیدی به شما کمک می‌کنند تا نامه بازرگانی خود را به صورت موثر و حرفه‌ای تهیه و ارسال کنید تا ارتباطات بازرگانی شما به درستی انجام شود.
۲.ایمیل‌های تجاری : مکاتبه بازرگانی از طریق ایمیل تجاری به دلیل سرعت و آسانی در انتقال اطلاعات، بسیار رایج است. در زیر نحوه نوشتن یک ایمیل تجاری موثر را بررسی می‌کنم:
موضوع : (Subject) انتخاب موضوع مناسب و واضح برای ایمیل بسیار مهم است. موضوع باید خلاصه‌ای از محتوای ایمیل باشد و توجه گیرنده را به خود جلب کند. مثلاً: “پیشنهاد همکاری در خدمات IT برای شرکت. ABC
سلام و معرفی : (Greeting and Introduction) ایمیل خود را با یک سلام و معرفی کوتاه از خودتان یا شرکتتان آغاز کنید. به طور مثال: “سلام، من نام و نام خانوادگی هستم، از شرکت ABC. ما فعالیت در زمینه خدمات IT داریم و تمایل داریم با شما همکاری کنیم.
بدنه اصلی : (Main Body) در بدنه اصلی ایمیل، به صورت واضح و مختصر به موضوع خود پرداخت کنید. شرح دهید که چرا ایمیل را ارسال کرده‌اید، چه خدمات یا محصولاتی ارائه می‌دهید، چه پیشنهادی دارید یا چه سؤالی دارید. از بیان موشکافانه و اطلاعات مرتبط با تجارت استفاده کنید.
دعوت به اقدام : (Call to Action) در پایان ایمیل، یک دعوت به اقدام واضح و قابل انجام برای گیرنده بیان کنید. به طور مثال: “لطفاً اگر علاقه‌مند به همکاری هستید، لطفاً زمانی را برای ملاقات تعیین کنید یا به من پاسخ دهید تا بتوانیم جزئیات بیشتری را بررسی کنیم.
پایان : (Closing) ایمیل خود را با یک پایان مودب و متشکرانه به اتمام برسانید. مثلاً: “با تشکر از اختصاص وقت برای مطالعه این ایمیل، منتظر پاسخ شما هستیم.”
امضاء : (Signature) امضاء خود را با نام، سمت، شماره تماس و اطلاعات تماس دیگر خود کامل کنید تا گیرنده بتواند به راحتی با شما تماس بگیرد.
بررسی مجدد: (Proofreading) پیش از ارسال، ایمیل خود را بررسی کنید و اطمینان حاصل کنید که همه اطلاعات لازم را درج کرده‌اید و از املای و گرامر صحیح استفاده کرده‌اید.
۳.فکس‌های تجاری : مکاتبه بازرگانی از طریق فکس تجاری نیز به عنوان یکی از روش‌های سنتی و مورد استفاده در برخی صنایع و شرکت‌ها باقی مانده است. در زیر نحوه نوشتن یک فکس تجاری موثر را بررسی می‌کنم:
سربرگ : (Letterhead) ابتدای فکس، از سربرگ با شامل نام و لوگو شرکت، نشانی، شماره تلفن، فکس و ایمیل استفاده کنید.
تاریخ : (Date) تاریخ ارسال فکس را در بالای صفحه ذکر کنید.
گیرنده : (Recipient) نام و اطلاعات تماس کامل گیرنده فکس (نام شرکت یا سازمان، نشانی، شماره تلفن و فکس) را بیان کنید.
موضوع : (Subject) وضوع مهم نامه را در بالای صفحه ذکر کنید، به طور مثال: “موضوع: پیشنهاد همکاری در حوزه مشاوره مالی.
بدنه فکس (Body)
– بدنه فکس باید شامل پیام شما باشد. مطمئن شوید که موارد زیر در آن قرار داشته باشد:
– شماره فکس ارسال کننده و نام شخص یا واحدی که فکس را ارسال می‌کند.
– شماره فکس گیرنده و نام شخص یا واحدی که فکس برای آن فرستاده می‌شود.
– موضوع یا اهمیت مسئله مورد بررسی را ذکر کنید.
– اطلاعات دقیق و جزئیات مربوط به موضوع اصلی فکس را در بدنه فکس بنویسید.
– اگر لازم است، به گیرنده دستور دهید که چه اقداماتی باید انجام دهد.
پایان : (Closing) فکس را با یک پایان مناسب و مودب به اتمام برسانید. به طور مثال: “با تشکر از توجه شما، منتظر پاسخ شما هستیم.
امضاء : (Signature) امضاء خود را با نام، سمت و شماره تماس کامل کنید.
ضمائم (Attachments) :
– اگر فایل یا سندی را به عنوان پیوست ارسال می‌کنید، در پایان فکس این مورد را نیز ذکر کنید.
این روش‌ها به شما کمک می‌کنند تا یک فکس تجاری حرفه‌ای و موثر بنویسید که اطلاعات لازم را به درستی منتقل کند و به درخواست‌های شما پاسخ دهد.
۴.پیام‌های متنی: در مکاتبه بازرگانی از طریق فکس تجاری، ابتدا از سربرگ شرکت با شامل نام، لوگو، نشانی و شماره‌های تماس استفاده کنید. تاریخ ارسال فکس و نام و اطلاعات تماس کامل گیرنده را در ابتدای فکس ذکر کنید. در بدنه فکس، موضوع اصلی را به طور واضح و مختصر شرح دهید و اگر نیاز به اقدام خاصی از سوی گیرنده است، آن را به وضوح بیان کنید. فکس را با یک پایان مودب و امضاء شامل نام، سمت و شماره تماس تمام کنید و در صورت وجود ضمائم، آنها را ذکر کنید.
۵.ارتباطات رسانه‌ای : در مکاتبه بازرگانی از طریق ارتباطات رسانه‌ای، ابتدا پیام خود را با معرفی کوتاهی از شرکت و هدف ارتباط آغاز کنید. سپس به صورت واضح و مختصر موضوع اصلی را بیان کنید، از جمله اطلاعات محصول یا خدمات و پیشنهادات ویژه. به استفاده از زبان حرفه‌ای و مودبانه توجه داشته باشید و از تصاویر و گرافیک‌های مناسب برای جلب توجه مخاطب استفاده کنید. پیام را با یک دعوت به اقدام مشخص، مانند تماس یا بازدید از وبسایت، به پایان برسانید و اطلاعات تماس کامل را برای پیگیری‌های بعدی ارائه دهید.
۶.مذاکرات و جلسات : در مکاتبه بازرگانی برای مذاکرات و جلسات، ابتدا جلسه را با معرفی خود و شرکت شروع کنید و هدف جلسه را به صورت خلاصه بیان کنید. سپس دستور کار جلسه را به وضوح مشخص کنید و به موضوعات اصلی و سوالات مورد نظر بپردازید. در طول جلسه، از زبان حرفه‌ای و مودبانه استفاده کنید و به نظرات و پیشنهادات طرف مقابل با دقت گوش دهید. در پایان، خلاصه‌ای از توافقات و اقدامات بعدی را جمع‌بندی کنید و جلسه را با تشکر و تعیین زمان جلسه بعدی به پایان برسانید. پس از جلسه، یادداشت‌های جلسه را برای همه شرکت‌کنندگان ارسال کنید تا اطمینان حاصل شود که همه از توافقات و برنامه‌های آینده مطلع هستند.
۷.مکاتبات مکتوب در وب سایت‌ها و شبکه‌های اجتماعی : در مکاتبات بازرگانی در وبسایت‌ها و شبکه‌های اجتماعی، پیام را با معرفی کوتاه شرکت و هدف ارتباط آغاز کنید. سپس به صورت واضح و مختصر به موضوع اصلی بپردازید و اطلاعات مهم را ارائه دهید. از زبان حرفه‌ای و مودبانه استفاده کنید و پیام را با دعوت به اقدام مشخص، مانند تماس یا بازدید از لینک، به پایان برسانید. از تصاویر و گرافیک‌های مناسب برای جلب توجه مخاطب استفاده کنید و اطلاعات تماس کامل را برای پیگیری‌های بعدی ارائه دهید.
۸.مکاتبات تلفنی : در مکاتبات بازرگانی از طریق تلفن، مکالمه را با معرفی خود و شرکت شروع کنید و هدف تماس را به صورت واضح بیان کنید. از زبان حرفه‌ای و مودبانه استفاده کنید و به نظرات و سوالات طرف مقابل با دقت گوش دهید. اطلاعات مهم را به طور خلاصه و دقیق ارائه دهید و در صورت نیاز، اقدامات بعدی را مشخص کنید. تماس را با جمع‌بندی و تشکر به پایان برسانید و اطلاعات تماس خود را برای پیگیری‌های بعدی ارائه دهید.
این انواع مکاتبات به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا معاملات تجاری خود را به بهترین شکل انجام دهند و اطلاعات لازم را به صورت رسمی و منظم تبادل کنند.
خلاصه و جمع‌بندی مکاتبات بازرگانی شامل روش‌های فکس، ارتباطات رسانه‌ای، و مذاکرات و جلسات است که در هر روش معرفی کوتاه، بیان واضح موضوع، استفاده از زبان حرفه‌ای، و ارائه اطلاعات تماس برای پیگیری‌های بعدی اهمیت دارد. در فکس از سربرگ شرکت و امضاء، در ارتباطات رسانه‌ای از تصاویر مناسب، و در مذاکرات از دستور کار و جمع‌بندی استفاده می‌شود.
